Mucha gente piensa que una mensajería lleva sobres de un lado a otro. Eso es una parte chica. La mayor parte del valor está en los trámites que alguien tiene que hacer, no solo transportar.
Esta nota es el mapa completo, para que sepas qué podés sacarte de encima y qué no.
Trámites bancarios
Es el circuito más pedido y el que más tiempo devuelve, porque combina traslado, cola y gestión.
- Depósitos de cheques y efectivo
- Presentación de documentación en sucursal
- Retiro de chequeras, resúmenes y comprobantes
- Gestiones de cuenta que exigen presencia física
- Entrega de documentación firmada a oficiales de cuenta
La diferencia entre esto y un envío común es la espera. Un banco en hora pico se lleva la mañana entera, y ese tiempo es el que estás comprando.
Presentaciones
Todo lo que hay que dejar en una mesa de entradas y volver con constancia.
- Organismos públicos y reparticiones
- Escribanías
- Estudios contables y jurídicos
- Cámaras, colegios profesionales y asociaciones
- Clientes corporativos que exigen entrega en mano
Acá lo que importa no es la velocidad: es que vuelva el sello. Una presentación sin constancia es una presentación que no podés probar.
Cobros y valores
- Retiro de cheques en el domicilio del cliente
- Retiro de pagos y valores
- Entrega de facturas y recibos en mano
- Circuitos de cobranza recurrente
Es el rubro donde más importa saber quién va. Cualquier servicio que maneje valores tiene que poder decirte el nombre de la persona y dejar comprobante de cada movimiento.
Entregas entre oficinas
- Documentación entre sucursales de la misma empresa
- Muestras y materiales livianos a clientes
- Insumos urgentes entre depósito y oficina
- Contratos y carpetas a proveedores
Envíos institucionales
Regalería corporativa, presentes a clientes, materiales de fin de año. Es estacional, pero cuando aparece suele ser en volumen y con fecha fija, así que conviene tenerlo hablado antes de diciembre.
El criterio simple: si la tarea consiste en que una persona se traslade, espere y entregue o retire algo, se puede delegar. Si consiste en decidir, firmar como apoderado o negociar, no.
Qué NO se puede delegar
Conviene tenerlo claro de entrada:
- Actos que requieren un apoderado. Si hay que firmar en representación de la empresa, tiene que ir quien tenga el poder.
- Decisiones. Si en la ventanilla hay que elegir entre dos opciones con consecuencias, esa llamada la hacés vos.
- Trámites con identificación biométrica o presencia del titular. No hay vuelta.
- Cualquier cosa que implique operar tus cuentas con tus claves. Ningún servicio serio te lo va a ofrecer.
Cómo conviene organizarlo
La forma más eficiente que vemos funcionar en empresas y estudios es simple: juntar los trámites y hacerlos por circuito, en lugar de resolverlos de a uno a medida que aparecen.
Si sabés que todos los martes hay banco y todos los jueves hay presentaciones, un mismo recorrido resuelve varias cosas y el costo por trámite baja bastante. Los urgentes se manejan aparte, pero dejan de ser la regla.
Eso requiere algo de tu lado: que alguien en tu oficina junte y prepare. A cambio, dejás de tener a una persona saliendo tres veces por semana.
Por dónde empezar
Mirá la semana pasada y anotá cada vez que alguien salió de la oficina a hacer algo. Marcá cuáles de esas salidas requerían decidir o firmar como apoderado. Todo lo que quede sin marcar es delegable desde mañana.
En la mayoría de las empresas que hacen este ejercicio, queda delegable entre el 70 y el 90 por ciento de las salidas. Y eso, traducido, son varias jornadas de trabajo al mes que vuelven a la oficina.
Contanos tu circuito y armamos el recorrido
Trámites bancarios, presentaciones o cobros. CABA y primer cordón.
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